E-Rechnungen rein. Eine Tabelle raus.

Welche Formate gelesen werden

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen E-Rechnungen im B2B empfangen können. Was dabei ankommt, ist strukturiertes XML — und genau das liest Ledgerdrop direkt aus. Deshalb stimmen die Zahlen exakt statt ungefähr.

• XRechnung — die Variante der öffentlichen Verwaltung, sowohl als UBL als auch als CII, eingebettet oder als reine XML-Datei.
• ZUGFeRD / Factur-X — PDF/A-3 mit angehängter factur-x.xml beziehungsweise zugferd-invoice.xml. Auch ZUGFeRD 1.0 von 2014 — das steckt in vielen Archiven und wird von aktuellen Werkzeugen stillschweigend übersprungen.
• Peppol BIS Billing 3.0 — UBL 2.1 Invoice und CreditNote.
• Facturae 3.2 — das spanische Format, auch signiert als .xsig.
• KSeF FA(2) — die polnische Pflichtrechnung mit nummerierten Feldern.
• FatturaPA — das italienische Format, auch als signierte .p7m-Datei.
• EN 16931 — das semantische Modell, dem all diese Formate folgen.

Bei einem reinen PDF ohne eingebettete Daten sagt Ledgerdrop das deutlich, statt Zahlen zu erfinden.

Was Sie bekommen

• Rechnungsnummer, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, Leitweg-ID beziehungsweise Referenz, Währung
• Lieferant und Kunde mit ihren Umsatzsteuer-Identifikationsnummern
• Netto, Umsatzsteuer und Brutto — samt Prüfung, ob die Summe aufgeht
• Positionsbezeichnungen, je Rechnung zusammengefasst
• Dublettenprüfung über die Rechnungsnummer, damit nichts doppelt gebucht wird
• Eine EN-16931-Prüfung für jede Rechnung mit strukturierten Daten
• Mit Ihrer USt-IdNr. wird jede Rechnung als Eingang oder Ausgang erkannt — daraus fällt eine Umsatzsteuer-Auswertung je Satz ab: Umsatzsteuer, Vorsteuer, Zahllast
• Eine .xlsx mit Journalblatt und Auswertung nach Monat und Lieferant, eine einfache CSV, oder einen DATEV-Buchungsstapel zum direkten Import

Ist diese Rechnung überhaupt konform?

Eine nicht konforme Eingangsrechnung ist auch Ihr Problem: erfüllt der Beleg die Anforderungen nicht, ist der Vorsteuerabzug gefährdet. Nur stehen die Anforderungen in einer XML-Datei, die niemand mit bloßem Auge prüfen kann.

Ledgerdrop prüft jede Rechnung gegen EN 16931 und nennt die Regelnummern — die können Sie dem Lieferanten direkt zitieren:

• Pflichtfelder — BR-01 bis BR-16: Spezifikationskennung, Nummer und Datum, Typ- und Währungscode, beide Parteien mit Anschrift und Land, Summen, mindestens eine Position.
• Rechnerische Konsistenz — BR-CO-10 und BR-CO-13 bis BR-CO-16: Positionssummen, Nachlässe und Zuschläge, Umsatzsteuer, Zahlbetrag abzüglich Anzahlungen.
• Je Steuersatz — BR-S-08 und BR-S-09: Bemessungsgrundlage je Satz und die daraus errechnete Steuer.

Ehrlich zur Reichweite: das ist eine Teilmenge von EN 16931 — bewusst die Regeln, die eindeutig sind. Regeln, die von Codelisten, Steuerkategorie-Semantik oder nationalen Erweiterungen abhängen, sind nicht umgesetzt: ein halb richtiges Konformitätsurteil ist schlechter als eine offen benannte Lücke. Rechnungen ohne strukturierte Daten zeigen „—" statt eines Freibriefs.

Sie stellen auch Rechnungen aus? Dieselbe Prüfung, jeweils für eine Datei, gibt es kostenlos unter /de/validate/ — es sind dieselben Regeln, nur von der anderen Seite gesehen.

Kontoauszug einfach dazulegen

Ledgerdrop liest CAMT.053 (ISO 20022) und MT940 aus demselben Feld und ordnet Zahlungen den Rechnungen zu: Rechnungsnummer im Verwendungszweck, Betrag, Name der Gegenseite und ein plausibles Zeitfenster. Jede Rechnung wird als bezahlt oder offen markiert.

• Für den Abgleich braucht man beide Seiten gleichzeitig — die haben Sie hier ohnehin offen.
• Reichen die Hinweise nicht, wird nichts zugeordnet. Eine falsche Zuordnung fällt später auf als eine fehlende, deshalb bleibt der Rest bei Ihnen.
• Der Auszug wird gegen seinen eigenen Anfangs- und Schlusssaldo geprüft. Fehlt etwas, merken Sie es sofort und nicht erst drei Abstimmungen später.

Häufige Fragen

Wie wandle ich eine XRechnung in Excel um?

Die XML-Datei hier hineinziehen. Ledgerdrop erkennt automatisch, ob es sich um die UBL- oder die CII-Ausprägung handelt, und schreibt die Felder in die Tabelle. Anschließend auf „Als Excel exportieren" klicken.

Und eine ZUGFeRD-Rechnung als PDF?

Genauso — das PDF hineinziehen. Der XML-Anhang wird geöffnet und ausgelesen. Es findet keine Texterkennung statt, es wird also nichts falsch „erkannt".

Kann ich einen ganzen Monat auf einmal verarbeiten?

Ja. Ziehen Sie den ganzen Ordner oder ein ZIP-Archiv hinein. Kostenlos sind zehn Rechnungen pro Stapel, mit Pro gibt es kein Limit.

Werden Gutschriften unterstützt?

Ja, einschließlich negativer Beträge. Sie werden im Journal als Gutschrift ausgewiesen.

Was passiert mit einem eingescannten PDF?

Es wird als „keine eingebetteten Rechnungsdaten" gemeldet. Ledgerdrop erfindet keine Werte, die es nicht lesen kann.

Ich betreue mehrere Mandanten — muss ich die Konten jedes Mal neu eintragen?

Nein. Oben lassen sich mehrere Mandanten anlegen; Konten und BU-Schlüssel werden je Mandant getrennt gespeichert. Beim Wechsel wird der Arbeitsbereich geleert, damit keine Belege zweier Mandanten im selben Stapel landen — dieser Fehler fällt sonst erst bei der Prüfung auf.

Kann ich das in DATEV importieren?

Ja. Der Export erzeugt einen Buchungsstapel im Format EXTF 700 — richtig kodiert (Windows-1252, nicht UTF-8), mit allen 125 Spalten und Belegdatum als DDMM. Konten und BU-Schlüssel werden nicht geraten: Sie tragen sie einmal ein, sie bleiben auf Ihrem Gerät. Eine Rechnung mit mehreren Steuersätzen wird namentlich abgelehnt, statt sie mit einem gemittelten Schlüssel zu verbuchen — das wäre schlicht falsch. Bitte trotzdem zuerst in einen Testmandanten importieren.

Brauche ich dafür eine Installation?

Nein. Es ist eine Webseite. Nach dem ersten Laden funktioniert sie auch offline.